Excel'de Teklif Hazırlamak Mı, Online Teklif Programı Mı?

Pek çok usta ve küçük firma teklifini Excel ya da Word'de hazırlıyor. Bu yanlış değil, işini görüyor. Ama iş büyüdükçe bazı sorunlar çıkıyor. İkisini dürüstçe karşılaştıralım.

Excel'in iyi yanları

• Ücretsiz ya da zaten elinde var.
• Tam serbest, istediğin gibi düzenlersin.
• İnternet gerekmez.

Excel'in zorlandığı yerler

• Eski teklifi kopyalayıp bozmak: Yeni müşteriye giden dosyada eski müşterinin adı kalabilir.
• Numara ve tarih takibi: Teklif numaraları elle verilir, çakışabilir.
• Döviz hesabı: Kuru elle girmek ve her teklifte güncellemek zaman alır, hata riski yüksektir.
• Telefonda kullanım: Sahada telefondan teklif hazırlamak zordur.
• Kayıt ve arama: "Geçen yıl Ahmet Bey'e ne fiyat vermiştim" sorusu dosya klasörlerinde kaybolur.
• Görünüm: Her seferinde yazdırma ayarı, sayfa kaymaları.

Online teklif programı ne sağlar?

Müşteri ve ürünleri bir kere kaydedersin, toplam ve KDV otomatik hesaplanır, numara ve tarih kendiliğinden gelir, PDF her seferinde aynı düzende çıkar. Telefondan ve bilgisayardan aynı veriye erişirsin. Müşteriye WhatsApp'tan bağlantıyla gönderebilirsin.

Hangisini seçmeli?

Ayda birkaç teklif veriyorsan ve düzenin oturduysa Excel yeterli olabilir. Ayda onlarca teklif veriyorsan, sahada telefondan çalışıyorsan, dövizli fiyat veriyorsan ya da birden fazla kişi teklif hazırlıyorsa online program zamandan ve hatadan kazandırır. İkisini bir hafta paralel kullanıp kendi iş akışında hangisinin seni daha az yorduğuna bakabilirsin.